Privacyverklaring
Roots Reform B.V.
(Versie maart 2026)
1. Over Roots Reform B.V.
Roots Reform B.V. is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, gevestigd te (1431ED) Aalsmeer aan de Zijdstraat 34 en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98799495.
Contact: info@roots-aalsmeer.nl
Roots Reform B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke van jouw gegevens. Roots Reform B.V. vindt jouw privacy erg belangrijk en verwerkt jouw gegevens vertrouwelijk en geheel in lijn met alle regels en eisen uit de AVG. In deze privacyverklaring staat welke gegevens van jou (mogelijk) worden verwerkt en waarom. Als je daar vragen over hebt, neem dan contact op met het e-mailadres hierboven.
2. Deze persoonsgegevens worden mogelijk verwerkt:
# Voor- en achternaam
# Adres
# Bedrijfsnaam
# Vestigingsadres
# Postadres
# KvK-nummer
# BTW-nummer
# Betaalgegevens, waaronder bank- en creditcardgegevens
# E-mailadres
# Reviews
# Social media account(s)
Dit kunnen gegevens zijn die je zelf hebt doorgegeven, maar ook gegevens die Roots Reform B.V. zelf uit het handelsregister, de KvK of andere openbare bronnen zoals het internet (socials etc.) haalt. Roots Reform B.V. verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.
3. Grondslagen verwerking persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens worden alleen verwerkt indien dit is toegestaan op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op grond van de volgende doeleinden:
1. Roots Reform B.V. wil contact met jou kunnen opnemen
Wanneer jij contact opneemt met Roots Reform B.V. voor een mogelijke samenwerking of lidmaatschap, dan worden enkele van jouw (contact)gegevens opgeslagen. Denk aan jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam, telefoonnummer en e-mailadres. Zo kan Roots Reform B.V. jou bereiken en contact met jou onderhouden.
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigde belangenbehartiging
2. Roots Reform B.V. wil jou een offerte sturen
Ook voor het versturen van offertes, worden jouw contactgegevens bewaard. Bij contactgegevens horen ook gegevens zoals jouw voor- en achternaam, mogelijke bedrijfsgegevens zoals bedrijfsnaam en -adres, KvK-nummer en e-mailadres. Hierbij is er sprake van een gerechtvaardigde belangenbehartiging voor Roots Reform B.V., hetgeen opweegt tegen jouw recht op privacy.
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigde belangenbehartiging
3. Roots Reform B.V. wil jou een factuur sturen
Ook voor het opmaken van de factuur worden jouw contact- en bankgegevens bewaard. Bij contactgegevens horen ook gegevens zoals jouw e-mail, eventuele bedrijfsgegevens, KvK-nummer etc.
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst
4. Roots Reform B.V. moet jouw gegevens bewaren voor haar financiële administratie
Wanneer jij gefactureerd wordt door Roots Reform B.V., is zij op grond van wettelijke regelgeving (denk aan bijv. de wettelijke administratieplicht) verplicht om jouw gegevens minimaal 7 jaar te bewaren. Denk hierbij weer aan jouw e-mail, eventuele bedrijfsgegevens en bankgegevens, waaronder jouw KvK-/BTW-nummer en bankrekeningnummer.
Wettelijke grondslag: wettelijke bewaarplicht
5. Roots Reform B.V. wil jou informeren over wijzigingen
Denk bijvoorbeeld aan belangrijke wijzigingen in juridische documenten. Roots Reform B.V. heeft jouw contactgegevens nodig (naam en e-mailadres) om deze toe te kunnen sturen.
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigde belangenbehartiging
6. Roots Reform B.V. slaat jouw gegevens op voor het lidmaatschap, uitgifte van strippenkaarten of verkoop van losse lessen
Als jij je hebt aangemeld voor een les, lidmaatschap of strippenkaart, slaat Roots Reform B.V. mogelijk de volgende gegevens van jou op: e mail, N.A.W.-gegevens, bankgegevens, bedrijfsgegevens, KvK nummer.
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst
7. Roots Reform B.V. wil jouw review bewaren om op haar website en/of socials te plaatsen
Als jij hiermee akkoord gaat, dan deelt Roots Reform B.V. bijvoorbeeld jouw (bedrijfs)naam en/of jouw eventuele social media accountnaam. Ook kan het zo zijn dat Roots Reform B.V. jouw review plaatst op social media. Reviews kunnen ook – met jouw toestemming - geanonimiseerd worden geplaatst.
Wettelijke grondslag: toestemming
8. Roots Reform B.V. wil jou een nieuwsbrief sturen
Als jij je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief, dan slaat Roots Reform B.V. jouw e-mailadres en naam op. Je kan je hier altijd weer voor uitschrijven.
Wettelijke grondslag: toestemming
9. Roots Reform B.V. wil jou in sommige gevallen een attentie sturen
Roots Reform B.V. hecht veel waarde aan de binding met haar klanten. Daarom stuurt zij - in sommige gevallen - graag een attentie naar jou op. Daar heeft ze jouw contactgegevens voor nodig en evt. jouw bedrijfsnaam.
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigde belangenbehartiging
4. Bewaartermijn persoonsgegevens
Roots Reform B.V. bewaart jouw gegevens nooit langer dan nodig is. Dus het kan ook zijn dat zij jouw gegevens korter bewaard dan onderstaande bewaartermijnen:
Gegevens
Bewaartermijn
Voor- en achternaam: 7 jaar of zolang je staat ingeschreven voor de nieuwsbrief
Adres: 7 jaar
Bedrijfsnaam: 7 jaar of zolang je staat ingeschreven voor de nieuwsbrief
Vestigingsadres: 7 jaar
Postadres: 7 jaar
KvK-nummer: 7 jaar
BTW-nummer: 7 jaar
Bankgegevens: 7 jaar
E-mailadres: 7 jaar of zolang je staat ingeschreven voor de nieuwsbrief
Social media accounts: Onbepaalde tijd, tenzij je reacties zelf verwijdert of laat verwijderen op jouw verzoek
Reviews: Verwijderd op jouw verzoek
5. Het delen van jouw persoonsgegevens
Normaal gesproken worden jouw gegevens niet gedeeld met derden. In elk geval zeker niet voor commerciële doeleinden. Wat wel mogelijk is, is dat Roots Reform B.V. op grond van een wettelijke regelgeving verplicht is om jouw gegevens te delen. Verder worden jouw gegevens gedeeld met de hostserver van Roots Reform B.V. (Squarespace). Uiteraard zijn ook zij gebonden aan alle regels vanuit de AVG. Ook kan het zo zijn dat jouw gegevens worden gedeeld met een door Roots Reform B.V. ingeschakelde derde (bijv. een website beheerder, virtual assistant, incassokantoor of boekhouder).
Softwarepartners van Roots Reform B.V. zijn:
● Bsport
● Lightspeed
● Google Workspace
● Squarespace
● ABN Amro
● Exact Online
● Dropbox
Roots Reform B.V. heeft met (sub)verwerkers verwerkersovereenkomsten afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen.
Het kan voorkomen dat jouw gegevens worden opgeslagen of verwerkt op servers buiten de EU. Denk aan bijv. Squarespace, deze partij is gevestigd in de Verenigde Staten.
6. Jouw rechten
Uiteraard kan je altijd inzien bij Roots Reform B.V. welke persoonsgegevens van jou zijn bewaard. Als je het ergens niet mee eens bent, dan kun je een verzoek indienen tot beperking, rectificatie, aanvulling of verwijdering. Ook heb je het recht tot informatie en overdraagbaarheid. Tot slot heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Roots Reform B.V. is verplicht jouw verzoek binnen 1 maand uit te voeren en te laten weten dat dit is gebeurd, tenzij dit volgens de AVG niet hoeft.
Indien je het niet eens bent met hoe Roots Reform B.V. met jouw persoonsgegevens omgaat, dan kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Natuurlijk is het fijn om hier eerst samen in onderling overleg uit te komen.
7. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Het kan zijn dat deze privacyverklaring gewijzigd moet worden door nieuwe regelgeving of het door Roots Reform B.V. aanbieden van nieuwe diensten. Je vindt de actuele verklaring altijd op de website van Roots Reform B.V. en als er een wijziging direct op jou van toepassing is, dan hoor je dat.